Effektive Strategien zur Digitalisierung von KMU

• Stra­te­gie und Techno­lo­gie: Vor dem Start eines Di­gi­ta­li­sie­rungs­pro­jekts ist eine gründ­liche Ana­ly­se aktueller Pro­zesse und Systeme sowie die Auswahl der pas­sen­den Tech­no­lo­gien aus­schlag­ge­bend. Nur in Kom­bi­na­ti­on mit der Wett­be­werbs­stra­te­gie des Unter­­neh­mens entsteht daraus eine nach­hal­tig wirksame Di­gi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie.
• ‍Mit­ar­bei­ten­de und Schu­lung: Um­fas­send geschulte Mitarbeitende sind maß­geb­lich für die erfolgreiche Implementierung digitaler Technologien. Es ist zudem von großer Be­deu­tung, die eigenen Mit­ar­bei­ten­den aktiv in die Um­setz­ung einzubinden. Dies för­dert Ver­ständ­nis und Ak­zep­tanz neuer Tech­no­lo­gien.
• ‍Kon­ti­nu­ier­li­che Ver­bes­se­rung: Di­gi­ta­li­sie­rung er­for­dert regel­mäßige Über­prü­fung und An­pas­sung. Un­ter­neh­men sollten daher kon­ti­nu­ier­lich ihre di­gi­talen Systeme und Pro­­zes­se eva­lu­ie­ren und Ver­bes­se­rungs­mög­lich­kei­ten identifizieren. Kund­schafts­zen­­trie­­rung, Design Thinking und Fokus-Gruppen sind in dieser Hin­sicht wert­volle Ansätze.

Vor dem Beginn jeglichen Digitalisierungsvorhabens ist eine gründ­liche Analyse der momentanen Prozesse und Systeme un­er­lässlich. Es gilt, Bereiche zu identifizieren, die von digitalen Lösungen profitieren werden. Darauf baut wiederum ein detaillierter Plan auf, welcher die Ziele, Ressourcen sowie den Zeitrahmen für die Umsetzung festlegt.

Laut einer Studie von Lindner und Leyh (2022) ist diese systematische Planung der erste Schritt, um die Komplexität der Digitalisierung zu bewältigen. Relevante Fragen dafür sind:

• Welche Prozesse sind zeitaufwändig oder fehleranfällig und profitieren von digitalen Lösungen?
• Welche Ziele sollen durch eine Digitalisierung erreicht werden (beispielweise Kostensenkung, Kundschaftsbindung, Flexibilisierung)?
• Welcher Zeitrahmen und welche Ressourcen stehen zur Verfügung?

Leider verfolgen jedoch 38 % der mit­tel­stän­di­schen deut­schen Un­ter­ne­h­men mit ihren Di­gi­ta­li­sie­rungs­akti­vi­täten keine wett­be­werbs­strategischen Ziele (KfW Banken­gruppe, 2022). Hier be­steht auf er­heb­licher Nach­hol­bedarf.

Die Auswahl der passenden Technologie ist mitentscheidend für den Erfolg einer Digitalisierungsstrategie. Aktuelle Bedürfnisse als auch künftige Anforderungen sind dabei zu berück­sichtigen. Investitionen in moderne IT-Infrastrukturen können die Effizienz und Flexibilität von KMU erheblich steigern. Beispiele dafür sind:

• Cloud-basierte Lösungen, die skalierbar sind und flexible Arbeitsweisen ermöglichen,
• ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), welche die gesamte Unternehmenssteuerung integrieren, und
• CRM-Systeme (Customer Relationship Management) zur Optimierung der Kundenbindung.

Zusätzlich zu diesen Anwendungen können zusätz­lich auch Künst­liche In­tel­li­genz (KI) und das Inte­rnet der Dinge (IoT) er­heb­liche Vorteile bieten. KI beispielsweise kann zur Auto­mati­sie­rung von Routine­auf­gaben und zur Daten­analyse ein­ge­setzt werden, während IoT-Geräte die Ver­netzung und Über­wachung von Maschinen und Prozessen ermöglichen.

Die eigenen Mit­ar­bei­ten­den sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Digi­tali­sie­rungs­prozesses. Studien (siehe Ulrich, Becker, & Fibitz, 2023) belegen, dass adäquat geschulte Mit­ar­bei­ten­de die Implemen­tierung digitaler Technologien wesentlich erfolg­reicher gestalten.

Eine Umfrage der Deutschen Industrie- und Handels­kammer (2024) hat in diesem Zu­sam­men­hang ergeben, dass aktuell 60 % der KMU Schwierig­keiten haben, quali­fi­ziertes Personal für die Um­setzung ihrer Digi­ta­li­sierungs­strategien zu finden. Es ist daher essenziell, die eigenen Mit­arbeitenden um­fassend zu schulen und aktiv in die Umsetzung ein­zu­bin­den. Dies fördert nicht nur das Verstän­dnis und die Akzeptanz neuer Tech­no­lo­gi­en, son­dern auch die Motivation und das Engagement der Belegschaft.

Rund 70 % der deutschen Unter­nehmen planen daher, in den nächsten fünf Jahren in die Weiterbildung ihrer Mit­ar­bei­ten­den im Bereich KI zu investieren (McKinsey & Company, 2024). Interne Schulungs­program­me, externe Weiter­bildungs­angebote oder Ko­ope­ra­tio­nen mit Bil­dungs­ein­rich­tun­gen sind dabei an­ge­mes­se­ne Mittel. Dieser Schritt ist ent­scheidend, um die neuen Tech­no­lo­gien effektiv nutzen zu können und die eigene Wett­be­werbs­fähig­keit sowie den Un­ter­neh­mens­er­­folg nachhaltig zu sichern.

Automatisierung hilft, wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren und somit die Effizienz zu steigern. Es gilt, Prozesse zu identifizieren, welche automatisiert werden können. Dazu gehören beispiels­weise eine große Bandbreite kaufmännischer Prozesse. Der Einsatz von KI stellt in diesem Kontext eben­falls ein erhebliches Potenzial dar.

Laut einer McKinsey-Studie (2023) für den US-amerikanischen Markt werden Unter­nehmen im Jahr 2030 durch die Auto­matisierung von Prozessen ihre heutige Produktivität um bis zu 30 % ge­stei­gert haben. Diese Vor­her­sage wurde von der welt­weit tätigen Unter­nehmens- und Strategie­be­ratung im Rahmen einer weitere Studie (2024) auch für den deutschen Markt ausgeweitet.

Um dies zu bewerkstelligen, wird der Einsatz von generativer KI von entscheidender Bedeutung sein. Grund­voraus­setzung dafür ist wiederum eine erfolgte Digitalisierung der relevanten Arbeits­ab­läufe und die Nutzung aktueller System­land­schaften sowie Technologien.

Mit der Digitalisierung geht auch eine erhöhte Ver­ant­wort­ung für den Schutz sensibler Daten einher. Daher ist die Im­plemen­tierung von robusten Sicher­heits­maß­nahmen zum Schutz der Unter­nehmens­daten vor Cyber­angriffen als zwingend zu betrachten. Zusätzlich ist außerdem sicherzustellen, dass alle Mit­ar­beiten­den ausreichend zum Thema Daten­sicher­heit geschult sind.

Eine Untersuchung der European SME Survey (2023) zeigt, dass Daten­sicher­heit ein zentrales Anliegen für KMU ist und zudem maß­geblich zur Vertrauensbildung aufseiten der Kundschaft beiträgt. Hilfreich dabei sind unter anderem:

• Durchführung regelmäßiger Sicherheitsaudits,
• Verschlüsselung sensibler Daten und
• Multi-Faktor-Authentifizierungen (MFA).

Die Digitali­sierung ist ein stetig fort­laufender Prozess, welcher ent­scheidend für die langfristige wett­bewerbs­fähig ist. Daher ist es ratsam, regel­mäßig die Leistung der digitalen Systeme, der eingeführten Prozesse sowie die Qua­li­fi­ka­tio­nen der Mit­ar­bei­ten­den auf den Prüf­­stand zu stellen.

Dabei sollte das Augenmerk immer auch darauf gerichtet sein, Möglich­keiten zur Verbesserung zu identi­fi­zieren. Unternehmen, welche kon­ti­nu­ier­li­che Ver­bes­se­rungs­pro­zes­se (KVP) im­ple­men­tie­ren, können ihre Effizienz um bis zu 37 % steigern (Gehm, 2022). Ein zentraler Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung im digitalen Zeitalter ist dabei die Kund­schafts­zen­trierung.

Feedback von Mit­ar­bei­ten­den sowie aus der Kundschaft liefert dabei wertvolle Einblicke, auf denen sich aufbauen lässt. Digitale Tools und Platt­for­men ermöglichen es, Feed­back in Echt­zeit zu sammeln und aus­zu­werten, was die ziel­ge­rich­te­te An­pas­sung und Ver­bes­se­­rung von Produkten sowie Dienstleistungen erleichtert.

Die Digitalisierung bietet KMU zahlreiche Chancen, ihre interne Effizienz sowie Produktivität zu steigern und somit wett­be­werbs­fähig zu bleiben. Mit den richtigen methodischen Ansätzen, den passenden Technologien und der ganzheitlichen Einbindung der eigenen Mit­arbeiten­den können die Vorteile der Di­gi­ta­li­sie­rung Schritt für Schritt voll aus­schöpft werden.

Wissen­schaftliche Studien und praktische Erfahrungen zeigen in diesem Zusammen­hang, dass eine systematische und gut durch­dachte Heran­gehens­weise hierbei der Schlüssel zum Erfolg ist. Fach­liche sowie stra­te­gi­sche Start­hilfe können dabei erfahrene Unter­nehmens- oder Digi­ta­li­sie­rungs­beratungen geben. Sie helfen, die in­itia­le Kom­ple­xi­tät der jeweiligen Vor­haben auf­zu­brechen und methodisch an­ge­mes­sen zu bewältigen.

Ebenso gibt es nach wie vor Förder­pro­gram­me, derer sich bedient werden kann. Hier ist zum Beispiel das Programm »go-digital« des Bundes­mi­ni­ste­riums für Wirt­schaft und Klima­schutz erwähnenswert. Dieses bietet bis Ende des Jahres 2024 noch Förderungen von bis zu 50 % der in Anspruch genommenen Beratungs­leistung. Auch die Bundes­länder selbst verfügen über in­ter­es­san­te Förder­pro­gram­me, die genutzt werden können.